Flintec App für mobile Zeiterfassung mit Workflow Modul

Das Modul Workflow digitalisiert Genehmigungsverfahren

Mannheim, 13.12.2022: Flintec hat die App für mobile Zeiterfassung um das Modul Workflow erweitert. Das Modul digitalisiert Genehmigungsverfahren für die Zeiterfassung: z.B. Abwesenheiten, Home Office, Nachbuchen sowie Berechtigungen für die Zutrittskontrolle. Die Antragstellung erfolgt in der Flintec App auf dem Smartphone, der Smartwatch oder im Browser. Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags wird in der dazugehörigen Verwaltungsoberfläche im Browser durchgeführt und automatisch an die Zeitwirtschaft gesendet. Mit dem Modul Workflow wird die Zeiterfassung komfortabler.

Flintec Modul Workflow: Genehmigungsverfahren bei der mobilen Zeiterfassung

Flintec digitalisiert wiederkehrende Abläufe im Personalwesen. Mit dem Modul Workflow erweitert Flintec die App für mobile Zeiterfassung um die Optimierung von Genehmigungsverfahren. Genehmigungsbedürftige Prozesse der Zeiterfassung werden als Workflow unternehmensspezifisch standardisiert und automatisiert: z.B. Abwesenheiten, Home Office, Nachbuchen. Das Verfahren erfolgt unkompliziert über die App für mobile Zeiterfassung. Flintec hat die App für Smartphones mit Android- oder iOS-Betriebssystem, Smartwatches mit watchOS Betriebssystem und als Web App für den Browser entwickelt. Das Modul sorgt für mehr Komfort bei der Zeiterfassung.

Workflow Bespiele: Abwesenheiten, Home Office und Nachbuchen

Für das Flintec werden Workflows unternehmensspezifisch definiert. Workflows sind Prozesse der Zeiterfassung, die einer Genehmigung oder Kenntnisnahme durch zuständige Personen (z.B. Urlaubsvertretung, Vorgesetzte) erfordern. Zu den gängigen Workflows zählen Abwesenheiten, z.B. Urlaub, Gleitzeitausgleich und Krankheit. Ein weiteres Beispiel ist das Home Office, wenn es einer Genehmigung bedarf. Das Nachbuchen ist ein Workflow, wenn für eine nachträgliche Zeitbuchung (z.B. Kommen/Gehen) eine Genehmigung notwendig ist. „Nachbuchen mit Genehmigung ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Thema“ sagt Geschäftsführer Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Nachbuchen resultieren oftmals aus technischen Problemen oder einer vergessenen Zeitbuchung. Weitere Workflow Beispiele sind die Beantragung von Überstunden sowie die PIN-Verwaltung.

Workflows per Flintec App, T-Inspect und Email

„Erstellen, intervenieren und verarbeiten. Das sind die drei Säulen des Moduls“ erklärt Feiereisen. Mitarbeiter erstellen einen Antrag digital in der Flintec App auf dem Smartphone, der Smartwatch oder im Browser. Die zuständige Person wird per Email über den Antrag (z.B. Vertretungsanfrage, Urlaubsantrag) und den daraus entstehenden Handlungsbedarf informiert. Die Genehmigung, Freigabe, Ablehnung oder Kenntnisnahme des Antrages erfolgt in der Verwaltungsplattform Flintec T-Inspect im Browser. Der Antrag wird an weitere autorisierte Personen oder an die Personalabteilung gesendet. Freigegebene Anträge werden automatisch an die Zeitwirtschaft weitergegeben. „Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Dadurch werden ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weitergegeben“ sagt Feiereisen. Mitarbeiter und autorisierte Personen (z.B. Führungskräfte) werden per Email über den aktuellen Stand des Workflows informiert. Das selbstständige Erstellen von Anträgen durch die Mitarbeiter, das Genehmigen durch autorisierte Personen und die Weitergabe an die Zeitwirtschaft entlastet die Personalabteilung.

Workflows in der Zutrittskontrolle

Flintec hat das Modul Workflow in die App für mobile Zutrittskontrolle integriert. Mit der Flintec App wird der Zutritt zu Räumlichkeiten und Gebäuden mit elektronischen Schließsystemen (Smart Lock) per Smartphone oder Smartwatch gesteuert. Mit dem Modul Workflow werden die Berechtigungen für die Zutrittskontrolle verwaltet. Der Prozess ist der gleiche wie bei der Zeiterfassung: Erstellen, intervenieren und verarbeiten. Mit dem Modul digitalisiert Flintec unternehmensspezifische Genehmigungsverfahren für die Zeiterfassung und die mobile Zutrittskontrolle.